A la hora de guardar documentación importante de nuestra empresa a muchos de nosotros nos surgen dudas sobre que tipo de registros tenemos que guardar, durante cuánto tiempo y cómo debemos guardarla. No obstante, todo ello está regulado por ley y no tenemos más que echar un vistazo a la normativa vigente para saber más sobre el tema.
- Normativa mercantil: acorde con el artículo 30 del Código de Comercio , los empresarios han de conservar los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros.
- Normativa fiscal: La Ley General Tributaria (Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria), establece que toda la documentación de naturaleza fiscal ha de conservarse durante cuatro años, contando desde la finalización del plazo de presentación de las declaraciones, para que Hacienda pueda determinar la deuda tributaria o también para que el contribuyente pueda solicitar la devolución de impuestos
- IVA: de acuerdo con el artículo 29 de la Ley General Tributaria, establece la obligación de empresarios y profesionales de expedir y entregar facturas o documentos sustitutivos, y conservar las facturas, documentos y justificantes que tengan relación con sus obligaciones tributarias. Por otro lado, en el artículo 165 de la Ley del IVA, establece que todos estos documentos han de conservarse durante cuatro años que es el plazo de prescripción del impuesto.
- Normativa en el orden social: respecto a los documentos laborales de las empresas, los archivos deben guardarse durante cuatro años. En caso de requerimiento y no disponer de dicha documentación se considerará "infracción leve" según la Ley de infracciones y sanciones recogidos en el Real Decreto Legislativo 5/2000, de 4 de agosto. La documentación que guarda relación con las relaciones laborales sirve para demostrar que se cumple con las exigencias legales. De entre todos los documentos que se han de guardar durante cuatro años destacan: contrato de trabajo, registros de jornadas, cotizaciones de la seguridad social, documentos de identidad de los ciudadanos extranjeros, datos de candidatos no seleccionados, etc.
¿Cómo tenemos que conservarla?
Toda la documentación requerida por ley y la cual hemos mencionado anteriormente ha de conservarse en la empresa siempre en formato original. No pueden guardarse copias escaneadas ni fotocopias. Ha de conservarse adecuadamente en papel o en medios electrónicos siempre y cuando pueda garantizarse su autenticidad, contenido, legibilidad y legalidad.
Esta es la información que actualmente recoge el «BOE» núm.189, de 08/08/2000. No obstante, y debido a las situaciones cambiantes de la economía, estos requerimientos pueden sufrir modificaciones por lo que aconsejamos estar actualizados siempre en las páginas de los organismos oficiales.
